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供应商是政府采购工作供货执行者以及售后服务

编辑:上海中铁快运服务有限公司  时间:2012/03/16  字号:
摘要:供应商是政府采购工作供货执行者以及售后服务
供应商是政府采购工作供货执行者以及售后服务的承担者,其供货与服务质量的好坏直接决定采购工作的成败,因此加强对供应商的管理显得十分迫切和必要。

  供应商是政府采购工作供货执行者以及售后服务的承担者,其供货与服务质量的好坏直接决定采购工作的成败,因此加强对供应商的管理显得十分迫切和必要。管理是一项系统工作,必须由相关部门共同协作才能完成。采购部门对供应商的管理必须建立在实际工作基础上,综合分析供应商在投标、履约、售后服务诸方面的表现,及时制定针对供应商不良行为的预警机制。加强制度建设与处罚力度,对他们的管理不能疲软或流于形式;同时要注重管理与教育相结合,掌握好一个度,要充分考虑供应商的弱势地位以及其对采购成效的影响面,分清主次,理清责任。本文将对供应商的某些现实不良表现,提出一些有针对性的管理措施与对策,希望能够借此进一步完善供应商市场,提高政府采购效率,使政府采购工作能够健康有序运转。

  一、供应商市场现状分析

  供应商群体虽然在层次、规模、级别上有所区别,但作为政府采购工作重要当事人之一,他们的身份与任务是固定的,赢利的宗旨是相同的,面对的是相同采购需求群体,共同经历了采购工作的酸甜苦辣、喜怒哀乐。对供应商市场现状进行分析,有助于了解供应商所处的环境、知晓他们的想法以及行事方式,有针对性地制定管理措施。

  一是弱势地位。从总体上说,供应商处在弱势地位,其权利没有得到充分展现。首先未能取得公平参与权。采购人提出的品牌需求明显排斥了某些供应商的平等参与权,目前全面取消定品牌报价有许多现实难度,操作性不强。另外还有采购信息获取的不对称性,供应尚不能平等地获得采购信息。其次制度不完善,削弱了供应商的投标积极性。如采购人付款不及时,手续繁杂或者人为制造障碍,凭个人好恶行事。政府采购监管部门审核不严,有些采购项目资金未到位就下计划采购,严重损害了供应商利益,供应商的地位决定了其只能忍气吞声,敢怒不敢言。还有采购人中标不要货,或者强行索要某些优惠,绿化工程等项目验货时故意抬高验收门槛,让中标人屈从其意志。第三,采管部门对供应商处罚手段多。供应商投标权是最重要的,采管部门可以采取很多措施减少甚至取消其投标权利,供应商心存顾忌,不能很好地维护自己权利,甚至变相贿赂讨好采管部门人员,以取得其对自己的照顾与回报。

  二是供应商内部竞争激烈。《政府采购法》要求采购物品价格低于市场平均价格,采购人对于价格的要求过于苛刻,有时甚至不顾质量、售后服务,刻意追求所谓的“价廉物美”。其实最低价中标有利有弊,有些标绝对不能以最低价中标,特别是不同品牌之间竞争,必须综合考虑才能有好的性价比。供应商也受传统观念影响,投标时拼命压低价格以求中标。IT行业间的竞争尤为激烈,定品牌项目细分成小包甚至单项取最低价,供应商出于种种考虑,有时以低于成本价报价以取得销售量上突破,完成对总公司销量上的承诺。恶性竞争如果长期运行下去,势必影响政府采购秩序,提高售后服务成本,增加提供劣质产品的潜在风险,影响采购人的正当利益。

  三是政府采购以外的业务量增长较快。既然政府采购规范了采购行为,触发了供应商之间的激烈竞争,降低了利润空间,供应商投标积极性不高也在所难免。为次,一些不经政府采购的特殊部门当然成了供应商追逐的对象,他们利用种种关系,释放他们被压抑的趋利动机,在诸如开发区学院等当地政府特批的不需集中采购的部门驰聘,钻法律的空子,与规范采购唱反调。另外个人消费市场也很活跃,也许在采购中心中几万元的标所取得的利润,还不如买给个人几台电脑或者别的设备挣钱挣得多,因此供应商广泛开辟“第二战场”,充分讨价还价,赚取他们该得的利润。

  二、供应商在政府采购中的表现

  采购实践中,大部分供应商能够重信守法,全力履行好自己的服务承诺,方便用户,自觉接受管理与监督,采购人也相当满意。然而不容否认的是,有少部分供应商在政府采购活动中出现了种种不良行为,如不加以约束与规范,将会影响政府采购事业,削弱采购根基,因此,有必要对供应商的劣迹表现高度重视,分析得失,强加管理。

  (一)合同签订后不执行。有些采购项目合同签订以后,供应商出于自身利益的考虑拒不执行,直接导致招标失败。仔细分析前后过程,责任一般不在供应商而是采购人的苛刻要求所致。例如完工时间上不尊重客观规律,相应后期服务不到位,供应商难以开展工作,人际关系未理顺,供应商担心完成工程后付款不到位,或者对他们提出种种限制手段,供应商心存顾虑;有些供应商拒绝参加某单位的招标活动主要是考虑到该单位有付款不及时以及人为障碍等“前科”。在合同签订时,往往是采购人事先签好所有有利于自己的条款,包括完工时间和付款方式,服务承诺,然后邮寄给中标人,中标人只有被动签字盖章的权利,一旦工作失误,签订协议后,想更改是难上加难,采购人的机械操作是导致合同执行失败的主要原因。供应商的弱势地位决定了其不可能无缘无故撕毁合同,当然既然签订合同就应该执行,供应商也难逃其咎,采购中心对此必须做出相应的处罚意见。

  (二)报错价。这种情况大多在询价采购中发生。由于询价采购品牌配置固定,一般以最低价确定中标单位,一旦中标后,供应商核实价格后发现报错了价格。他们提出的理由也花样繁多,例如电话向总代理商询价时,由于方言因素导致型号报错;总代理商不负责任乱报价;供应商看错配置,少报、漏报;利益驱使不想履约,故意申明报价错误,以图放弃中标。如果对供应商管理乏术,一再宽容迁就,势必会引起更大的混乱与随意,冲击政府采购秩序与严肃性。供应商投标报价的不规范是导致报错价的主要原因,口头询价没有法律效应,不少供应商也吸取了教训,采用传真询价能够解决很多问题。

  (三)投标时的恶性竞争。追求价廉物美是采购人共同的心声,也是其不断给采购中心制造压力的借口和手段。询价采购最纸价中标原则导致了供应商之间恶性竞争,专业公司竞争不过小门市的情况时有发生。如一套监控设备询价采购,正常价应该是3万元左右,专业经销供应商结合技术与价格因素,最大限度降低利润后报价为2.8万元,而小电脑公司一上来就报价2.19万,也许这个价格最接近采购人的预算2.2万标准;不公平竞争也许与腐败相伴而生。有些供应商为图销售量上的突破,不惜每销售一台设备亏本几十甚至几百元,严重冲击了采购秩序。

  (四)供应商地位不对称。电脑、空调、汽车等行业存在着信息先“登陆”现象,即供应商一旦知晓了招标信息,谁在第一时间与总经销商联系,此供应商就可以得到针对招标品牌的价格优惠,从而使自己处于优势地位。加上有些供应商企业规模大,人缘关系好,能从总经销商处获得相当多的优先权和实惠,总经销商也愿意与当地有规模,有技术优势的供应商合作,拓宽自己的营销空间,规模小的供应商只能在夹缝中求生存,甚至惨遭淘汰而出局。

  (五)履约时存在欺诈行为。供应商抓住采购人多为政府机关事业单位所谓的“公家”的特点,利用验收人员不懂技术、责任心不高、采购中心基本不参与小项目验收监督等因素,采取以次冲好、变更内部设备、私改中标品牌与配置等等形式,肆意破坏政府采购工作,欺骗采购人,甚至与采购人相互串通,变更中标内容;协议、定点供应商还与采购人作幕后交易,损害国家利益,中饱私囊。有些空调供应商由于取货渠道不畅,提供的货品没有条形码或者故意撕毁条形码,致使售后服务得不到保障,有时中标以后以没有该品牌空调为由,改变配置,采购人考虑现实需求(如天热)、采购时间长等因素,只能默认,负责任的采购人最多能做到电话通知采购中心,建议采购中心给此供应商作不良记录,最终变相纵容了其私自行为。

  (六)参与政府采购积极性不高。某些项目由于预算金额不高,邀请供应商参与投标时,他们往往不愿意参加,致使招标工作很难进行;有时只有两家或一家参与投标,采购中心为了完成采购任务只能采取比价或谈判了。分析原因主要是由于无利可图,加上目前采购单位预算编制不到位,应急采购、零星采购、分散采购时有发生,形成不了规模效应,供应商投标积极性普遍不高。

  (七)私改投标资质。采购人对某个招标项目提出资质要求,是保证采购项目的质量和可靠性必然选择,资质的准入是十分必要的。采购中心应该在供应商报名时严把资质审核关,不能有丝毫的松懈。然而有些采购中心对此把关不严,甚至只看复印件,那些不具备资质的供应商为了能够参与投标,不惜弄虚作假,变更注册资金、资质等级时有发生,一旦中标,将给项目最终完成留下很大隐患。另外有些有资质的企业通过私人关系乱借资质材料给供应商,提供所谓的委托书,让其参与投标;更有甚者这些所谓的被委托的供应商还与采购人相互串通,骗取中标,中标后由采购人组织人员完成委托集中采购机构采购的项目,供应商参与投标仅是“幌子”,工程完工后由采购人组织验收,明显存在诸多隐患,假如采购人私心膨胀,后果难以设想,政府采购在此已经严重变味,值得警惕。

  (八)与采管部门私下交易,供应商掌握信息不对称。财政局政府采购管理处担负着采购计划的审批、下达以及采购过程的监管等繁重任务,具体项目的采购预算先通过采购处,此环节一旦泄密,就会导致知晓内情的供应商处于有利地位;另外后期监管工作假如以言代法,标准不一,力度不够,方式不妥,与供应商私下交易,将会造成极其严重的后果。采购中心在采购工作中也存在着诸多保密成分,为此供应商会利用一切机会,“钻进”采购中心内部,与一些腐败分子相互勾结,以取得别人得不到的信息。例如采购预算、评分办法细则、投标人数量及名称等,这些相关信息的泄密者还不太容易暴露,更增加了采购工作的危害性,采购中心只能把这些应该保密的岗位分开,令其相互监督。

  (九)无理取闹。这种情况发生在个别供应商身上,而且性质比较恶劣,当然他们有肆无恐、态度嚣张的背后是有深层次原因的。评委评标结果公布后,供应商一旦未中标或者被废标,他们就会提出种种理由,责问评委和采购中心为什么不让他们中标,强调他们是政府招商引资来的重点项目,必须受到政策上的保护,某某政府领导都很关心我们,你们怎么不讲诚信?这种环境别人还会来投资吗?然后向中心分管领导反映,又向采购处分管领导“申冤”,又向纪委反映等等。我们认为有问题可以通过正常途径反映,不必大吵大叫,无理取闹只能显示供应商素质的低下,与事无补;供应商资质不全,未实质性响应标书,评委据此判作废标是根据法律与标书规定进行的,供应商借招商引资的权重、借领导的地位来压制采购机构,在当今的法治社会是行不通的。我们认为对这类供应商不能纵容姑息,采购部门要有相应的处罚措施,防止类似事件再次发生,影响政府采购正常秩序。

  三、相应管理措施与对策

  针对供应商的种种不良表现必须加大管理力度,采购部门以及采购人和社会力量应通力协作,完善各种管理制度,让供应商在合法有序健康的氛围中发展壮大。

  推行廉政准入制。所有进入本地政府采购市场的供应商必须到纪委相关部门签订廉政承诺,由纪委颁发廉政准入通知书,这样做的主要目的是规范政府采购市场行为,从源头上预防和遏制腐败问题,防止供应商以不正当手段向采购人和采购部门行贿,从制度上规范供应商的行为,让其警钟长鸣,也给纪委查案提供惩罚依据。要规定具体的行贿数额及相应的处罚措施,使这项制度具有可操作性。采购代理机构必须接到纪委核发“廉政准入通知书”后方可接纳供应商参与具体的投标事宜,建立相应廉政准入档案,未办理者不得进入投标市场。总体上说这项制度能够有效地控制供应商的不法行为,提升政府采购的公平性。然而供应商的这种“承诺”对自身究竟能有多大的约束力,是否有流于形式的倾向,也是值得深思的。我们认为关键还是要从全方位的制度建设入手,层层把关,处处监督,加大查处力度,提供举报投诉的畅道渠道,提升全方位监督的威慑力,应该说比一纸承诺“实惠”得多。

  黑名单制。采购机构对供应商的日常行为及其表现最为熟悉,对有严重劣迹行为的供应商可以取消其投标资格,列入黑名单行列。当然黑名单制是一种极其严厉的处罚手段,一定要掌握一个度,需采购人、采购中心和监管部门共同审核,防止人为因素的存在。对于提供劣质产品者、不履正常合同者、私自变换型号配置性质严重者、有充足证据显示其营私舞弊者、涂改证件骗取中标者等,应实行一票否决制。同时也要设立预警机制,给予供应商改过重新的机会。

  考核积分制。这种方式比较温和,对照监管部门出台的相应法则,把对供应商定期不定期的考核积分情况向社会公布,此项工作采购部门要有专人负责,考核指标至少应包括质量、价格、支持合格与服务功能、投诉反映灵敏性、相互沟通程度、合作态度、售后服务质量、廉洁自律、诚信等级情况等等。对于报错价、投标未盖公章、超出履约时间、售后服务差、资质不全、不履约、提供假冒伪劣产品等行为要分等级逐项扣分,一旦达到处罚预警线即给予必要的惩处。监管部门可以在一定时间内集中惩处一批并以文件形式向社会公布,也可以通过新闻媒体、采购网站等平台向外公布。当然考核积分制的主要目的在于以教育为主,让不法供应商认识错误以图改正,引导其向“善”,保护供应商的投标积极性,给予他们一个公平的竞争舞台。

  加强验收工作。政府采购法规定:采购人或者其委托的采购代理机构应当组织对供应商履约情况的验收。大型或者复杂的政府采购项目,应当邀请国家认可的质量检测机构参与验收工作。目前大部分验收工作由采购人进行,由于采购单位经办人对采购物品技术性能不太熟悉,验收工作缺乏有效监督,中标人与采购人之间私下交易情况较为普遍,要从根本上解决此问题,应该成立一个专门验收中介机构,专门负责验收工作,也可以由采购中心成立一个专门的验收部门,对采购人合同执行情况随时实施监督。

  组织学习,多作信息交流。有条件的地方可以组织供应商集中学习政府采购的有关法律法规,让供应商了解政府采购的程序、方式、步骤以及供应商的权利和义务。可以采取多种形式:一是印发《政府采购法》以及省市政府出台的政府采购方面的法律法规小册子;二是采购办组织专家对供应商进行采购法规与投标技巧的专项培训;三是通过座谈,面对面地加强信息交流,通过政府采购网站建立起互动平台,采购部门通过此宣传阵地,规范供应商日常行为,供应商也可以对政府采购献言献策,提出意见和建议。

  采购中心验资与评委验资。供应商的资质能较为全面反映其技术等级水平,采购人对供应商投标的资质要求一向比较重视,受采购人委托的集中采购机构对每个招标项目必须有专人验资,验资情况要书面反映出来,作为其进入采购市场与否的直接依据,具体办事人员一定要极具责任心,认真对照标书要求,初验把关要细,防止假冒资质者介入,验收合格后方可发放标书。开标现场供应商也要提供资质原件以便评委审核把关,因为评委都是招标项目方面的专家,他们有识别资质真伪以及资质等级高低的能力,这样通过两方面的把关,让假冒资质者无立足之地,维护采购市场的纯洁性。

  分类与信息化管理。采购中心面对着本级机关事业单位社会团体繁重的采购任务,必须要有充足的供应商资源。随着供应商库成员的不断扩大,管理的难度也相应增加,目前,供应商信息化管理是一套行之有效的好方法。供应商登记的所有信息要随时输入电脑,假如资金和人力许可的话,可以开发一套软件,自动生成相关数据,便于查验;没有条件的地方可以人工分类,把每一个供应商的经营类别严格详尽地分列出来,便于中心掌握第一手资料,给所有供应商一个平等的参与机会,无形中也增加了供应商库的容量。供应商库的建立是提高政府采购质量的有效途径,因此,加强供应商管理尤为迫切。供应商库建设应该是一个动态的过程,要不断地对供应商的诚信等级、廉政水平、服务态度、供货质量、完成时限、资质水平、企业规模、财务状况等进行考核,建立优胜劣汰机制,不断吸纳新鲜血液,剔除不合格者,保持供应商群体的朝气与活力。

上一条:物流业并不单单包括实质货品的流动、仓储和管 下一条:我国流通领域发生了巨大变化,社会商品销售额